Der Digital-Check für Verbände

29 Fragen, etwa zwölf Minuten.

Sie möchten zunächst einen schnellen Eindruck? Zur Kurzfassung in sechs Fragen, etwa zwei Minuten.

Ein Selbsttest für Geschäftsführungen und Verwaltungsleitungen von Verbänden, Kammern, größeren Vereinen und Bildungseinrichtungen.

Dieser Check bewertet nicht die Gestaltung Ihrer Website. Er erfasst, wie viel Arbeitszeit Ihre Organisation Monat für Monat mit doppelter Datenpflege verliert: überall dort, wo Daten von Hand übertragen werden, weil zwei Anwendungen nicht miteinander verbunden sind.

Bitte antworten Sie nach dem tatsächlichen Ablauf, nicht nach der Soll-Beschreibung im Organigramm.

Zum Verfahren: Jede Antwort ist mit einer Punktzahl hinterlegt. Ihr Gesamtergebnis und die Auswertung erhalten Sie unmittelbar nach dem Absenden per E-Mail.

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Teil 0: Die entscheidende Frage

Eine einzelne Zahl sagt über den Digitalisierungsgrad einer Organisation mehr aus als jede Strategiepräsentation.

Wie viele verschiedene Softwareprodukte nutzt Ihre Geschäftsstelle im täglichen Betrieb?

Bitte zählen Sie alle Anwendungen mit, die im Alltag tatsächlich benutzt werden: Mitgliederverwaltung, Buchhaltung, Rechnungsstellung, Newsletter-Versand, Seminarverwaltung, Website-CMS, Umfragewerkzeug, Terminplanung, Cloud-Speicher, Videokonferenz, Kalender, Aufgabenverwaltung. Dazu gehören auch ältere Eigenentwicklungen und Tabellen, in denen Arbeitsabläufe abgebildet sind: Eine Excel-Datei mit Prozesslogik ist Software.

Nicht mitzuzählen sind Betriebssystem, Browser und Office-Grundausstattung.

Hintergrund: Zwischen zwei Systemen gibt es eine Schnittstelle, zwischen zehn Systemen theoretisch 45. In der Praxis gibt es keine, stattdessen übernimmt ein Mensch die Übertragung. Jedes zusätzliche Werkzeug bringt einen eigenen Zugang, eine eigene datenschutzrechtliche Bewertung, einen eigenen Vertrag und eine eigene Version der Wahrheit über die Adresse eines Mitglieds. Der Aufwand wächst nicht mit der Zahl der Werkzeuge, sondern mit der Zahl der Übergabestellen dazwischen.

Die entscheidende Anschlussfrage: In wie vielen dieser Systeme ist die Adresse eines Mitglieds hinterlegt? Jede Antwort größer als eins benennt bereits den Kern des Problems.

1 bis 3 4 bis 6 7 bis 10 11 bis 15 Mehr als 15 Das lässt sich nicht genau beziffern

Teil 1: Datenhaltung

Wenn ein Mitglied umzieht: In wie vielen Systemen muss die neue Adresse eingetragen werden?

In genau einem System, alle weiteren ziehen automatisch nach In zwei bis drei Systemen In mehr als drei Systemen oder nicht eindeutig geregelt

Wie gelangen Daten zwischen Ihren Systemen von einem ins andere?

Automatisiert über Schnittstellen Regelmäßiger Export und Import per CSV-Datei Manuelle Übertragung, erneutes Erfassen oder Weitergabe per E-Mail

Wo liegt Ihr verlässlichster Mitgliederbestand?

In einer zentralen Datenbank In einer Datenbank; der aktuelle Stand wird jedoch in einer Nebenliste geführt In einer Excel- oder Access-Datei

Können Sie die Frage „Wie viele Mitglieder haben wir aktuell in Beitragsklasse B, Region Süd?“ selbst beantworten?

Ja, in weniger als einer Minute im System Ja, mit etwas Filterarbeit und Nachbearbeitung Nur, indem mehrere Listen zusammengeführt werden

Teil 2: Mitgliederbetreuung

Können Mitglieder ihre eigenen Stammdaten online selbst pflegen?

Ja, im Mitgliederbereich Teilweise Nein, die Pflege erfolgt über die Geschäftsstelle

Wie läuft ein Neueintritt ab?

Online-Antrag, der im System eingeht und den Prozess auslöst Online-Formular, dessen Daten anschließend manuell übertragen werden Antrag in Papierform oder als PDF-Formular

Haben Ihre Mitglieder einen geschützten Bereich mit exklusiven Inhalten?

Ja, er wird aktiv genutzt und regelmäßig gepflegt Ja, er besteht, wird aber kaum genutzt Nein

Zur Einordnung: Ein Mitgliederbereich, der nicht genutzt wird, verursacht Pflegeaufwand ohne Gegenwert. Bei drei Punkten lautet die eigentliche Frage deshalb nicht, was technisch fehlt, sondern aus welchem Grund sich ein Mitglied anmelden sollte.

Teil 3: Kommunikation

Womit versenden Sie Newsletter und Rundschreiben?

Aus dem System heraus, mit Anbindung an den Mitgliederbestand Über ein externes Werkzeug, Empfängerlisten werden importiert Über eine Verteilerliste im E-Mail-Programm oder per BCC

Können Sie zielgruppengenau ansprechen, etwa nur die Region West, nur Fördermitglieder oder nur Seminarteilnehmer des Vorjahres?

Ja, über Filter Ja, mit erhöhtem Aufwand Nein, alle Empfänger erhalten dieselben Inhalte

Wissen Sie, wie viele Empfänger Ihren letzten Newsletter geöffnet haben?

Ja, einschließlich der Klicks auf einzelne Themen Nur die Öffnungsrate Nein

Sind versandte Rundschreiben später auffindbar und einem Mitglied zuordenbar?

Ja, archiviert und dem Mitglied zugeordnet Nur im Postausgang des E-Mail-Programms Nein

Teil 4: Veranstaltungen und Seminare Wir führen keine Veranstaltungen durch, Teil 4 bitte überspringen

Wie melden sich Teilnehmende an?

Online, direkt im System, mit automatischer Bestätigung Über ein Online-Formular mit anschließender Bearbeitung von Hand Per E-Mail, Fax oder Telefon

Wie entstehen Wartelisten und Nachrückverfahren?

Automatisch Von Hand gepflegt Nicht geregelt, wird im Einzelfall entschieden

Wie entstehen Teilnahmezertifikate?

Automatisch aus den Anmeldedaten, digital versandt Als Serienbrief aus einer Exportdatei Einzeln und manuell

Wie viele Arbeitstage bindet die Organisation einer mittleren Veranstaltung — ohne Inhalte, nur Verwaltung?

Weniger als einen Tag Einen bis drei Tage Mehr als drei Tage

Zur Einordnung: Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Zahl Ihrer Veranstaltungen pro Jahr. Das Ergebnis ist der Anteil Ihrer Arbeitszeit, der jährlich in die Verwaltung fließt und nicht in Inhalte, Akquise oder Mitgliederbindung.

Teil 5: Rechnungswesen und E-Rechnung

Können Sie eingehende E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) empfangen, prüfen und GoBD-konform archivieren?

Ja, in einem geregelten Prozess Sie gehen ein, werden aber wie PDF-Dokumente behandelt Nein oder nicht bekannt

Hinweis: Diese Pflicht besteht seit dem 1. Januar 2025 und sieht keine Übergangsfrist vor.

Können Sie ZUGFeRD- oder XRechnungen ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Organisationen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle übrigen. Zum Gesamtumsatz zählen etwa steuerpflichtige Seminare, Sponsoring und Anzeigen, nicht aber Spenden und echte Zuschüsse. Mitgliedsbeiträge klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Ja, für alle Rechnungsarten Nur für einen Teil Nein

Kennen Sie Ihren Gesamtumsatz des Vorjahres nach § 19 UStG, also ohne Spenden und viele steuerfreie Umsätze?

Ja, er liegt über 800.000 € (maßgeblich ist dann der 1. Januar 2027) Ja, er liegt darunter Diese Berechnung wurde bisher nicht vorgenommen

Wie entsteht Ihr Beitragslauf?

Automatisch aus Mitgliedsstatus und Beitragsklasse Halbautomatisch, mit manueller Nacharbeit Überwiegend manuell

Wie läuft Ihr Mahnwesen?

Automatisiert, mehrstufig und dokumentiert Von Hand, aber regelmäßig Unregelmäßig, je nach verfügbarer Zeit

Teil 6: Website, Sicherheit, Abhängigkeit

Können Ihre eigenen Mitarbeitenden Inhalte auf der Website ändern, ohne eine Agentur zu beauftragen?

Ja, mehrere Personen sind geschult Eine Person kann es Nein

Zur Einordnung: Wenn nur eine Person Inhalte pflegen kann, ist das kein Zwischenzustand, sondern ein Ausfallrisiko: bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel steht die Pflege still.

Wann wurden zuletzt Sicherheitsupdates für Ihre Systeme eingespielt?

Automatisiert oder über einen Dienstleistungsvertrag Gelegentlich und anlassbezogen Nicht bekannt

Wo liegen Ihre Mitgliederdaten physisch?

Auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitung geregelt Innerhalb der Europäischen Union Nicht bekannt

Hätten Sie Zugriff auf Ihre Daten und Ihren Quellcode, wenn Ihr derzeitiger Dienstleister kurzfristig ausfiele?

Ja, dokumentiert und vertraglich geregelt Voraussichtlich, mit entsprechendem Aufwand Nein

Teil 7: Künstliche Intelligenz im Haus

In nahezu jeder Geschäftsstelle werden KI-Werkzeuge bereits verwendet. Die Frage ist deshalb nicht, ob dies geschieht, sondern ob bekannt ist, wo es geschieht, und ob die Regeln dafür schriftlich festgehalten sind.

Wissen Sie, welche KI-Werkzeuge in Ihrer Geschäftsstelle tatsächlich benutzt werden?

Gemeint sind nicht die Lizenzen, die Ihre Organisation bezahlt, sondern die Dienste, die tatsächlich benutzt werden. Dazu zählt auch der kostenfreie Zugang, mit dem abends eine Einladung formuliert wird, ebenso die Übersetzungsseite, der Transkriptionsdienst und die Bildgenerierung für den Newsletter.

Hintergrund: Was nicht bekannt ist, lässt sich weder freigeben noch prüfen noch unterbinden. Ein nicht freigegebenes Werkzeug im täglichen Gebrauch ist keine Arbeitserleichterung, sondern eine ungeprüfte Weitergabe von Daten.

Ja, es gibt eine Freigabeliste, und sie ist aktuell Die wichtigsten Werkzeuge sind bekannt, vollständig ist die Übersicht nicht Nein, das entscheidet jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter selbst

Gibt es eine schriftliche Regel, welche Daten in KI-Dienste eingegeben werden dürfen?

Eine Seite genügt: welche Werkzeuge freigegeben sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, welche niemals, wer bei Fragen hilft und wohin ein Fehler gemeldet wird. Eine mündliche Absprache ersetzt keine Regelung; sie steht bei der nächsten Vertretung nicht mehr zur Verfügung.

Ja, beschlossen und allen bekannt Es bestehen Absprachen, schriftlich festgehalten sind sie nicht Nein

Sind bereits Mitgliederdaten in ein KI-Werkzeug gelangt, etwa als Liste, Tabelle, Export oder Serienbrief?

Der typische Fall wirkt zunächst unproblematisch: Aus einer Mitgliederliste soll ein Einsatzplan erstellt werden. Damit liegen Namen, Adressen und Verfügbarkeiten bei einem Dritten. Die Namen zu entfernen genügt nicht in jedem Fall, denn Funktion, Region und Beitragsklasse machen eine Person häufig wieder identifizierbar.

Zur Bewertung: Auch eine unsichere Antwort wird hier gewichtet, denn aufarbeiten und abstellen lässt sich nur, was bemerkt wurde.

Nein, und das ist organisatorisch wie technisch abgesichert Das ist mir nicht bekannt Ja, vermutlich oder sicher

Haben Sie für die eingesetzten KI-Dienste geprüft, was mit den eingegebenen Daten passiert?

Werden die Eingaben gespeichert, zum Training verwendet oder weitergegeben, und an welchem Ort werden sie verarbeitet? Daran hängen der Auftragsverarbeitungsvertrag und Ihre Datenschutzhinweise. Für Gesundheitsangaben, etwa eine Diagnose, eine Unverträglichkeit oder eine Teilnahmeeinschränkung, gelten zusätzliche Voraussetzungen.

Ja, für jedes freigegebene Werkzeug liegt die Prüfung vor Für das wichtigste Werkzeug, nicht für alle Nein, oder es ist nicht bekannt, welche Dienste im Einsatz sind

Was können Sie Mitgliedsvereinen und Ehrenamtlichen an die Hand geben, die fragen, welche KI-Werkzeuge sie verwenden dürfen?

Diese Frage wird in Verbänden und Sportbünden inzwischen regelmäßig gestellt, und zwar von Menschen, die ehrenamtlich tätig sind und Rechtsfragen nicht nebenbei klären können. Hilfreich sind drei Dinge: eine Liste geprüfter Werkzeuge, verständliche Muster und eine erreichbare Ansprechperson.

Eine freigegebene Werkzeugliste, Muster und eine Ansprechperson Einen allgemeinen Hinweis auf die DSGVO Derzeit nichts Konkretes

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Ihre Mitteilung (optional)

Drei Fragen für die nächste Vorstandssitzung

Unabhängig von Ihrer Punktzahl bringen diese drei Fragen jede Digitalisierungsdiskussion weiter als die Auswahl eines weiteren Werkzeugs:

Welches System ist bei uns die maßgebliche Quelle für Mitgliederdaten? Fallen darauf zwei verschiedene Antworten, ist das die erste Baustelle.
Wie viele Arbeitstage im Jahr entfallen auf Übertragung, Abgleich und Korrektur von Daten? Schätzen Sie bewusst zurückhaltend; die Größenordnung bleibt aussagekräftig.
Was könnten wir unseren Mitgliedern anbieten, wenn diese Zeit zur Verfügung stünde? Darin liegt der eigentliche Nutzen: nicht in der Einsparung, sondern in dem, was mit der gewonnenen Zeit möglich wird.

Dieser Check ersetzt keine Analyse. Er zeigt Ihnen, an welchen Stellen eine Analyse lohnt.

Gern ordnen wir Ihr Ergebnis gemeinsam ein. In einem kostenfreien Gespräch von 30 Minuten gehen wir Ihre höchsten Punktwerte durch und benennen, was sich mit welchem Aufwand verändern ließe. Ein Verkaufsgespräch ist damit nicht verbunden.

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Telefon: (0251) 1624 5445
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Dieser Check ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Die Abgrenzung des unternehmerischen Bereichs ist mit Ihrer Steuerberatung zu klären. Die Angaben zu Fristen und Pflichten in Teil 5 entsprechen dem Stand vom August 2026.