Blog / Spaßbremsen der Digitalisierung
STRATEGIE

Spaßbremsen der Digitalisierung — warum der Mittelstand mehr Freude an der Sache braucht

In Kürze

„Digitalisierung“ meint für viele erst einmal: die Website. Das ist die Spitze des Eisbergs — darunter liegen Effizienz, verbundene Prozesse, Zusammenarbeit und eine Technik, mit der sich auch junge Mitarbeitende gewinnen lassen. Nach abgeschlossenen Projekten kommt regelmäßig derselbe Satz: „Wie haben wir das früher bloß gemacht?“

Trotzdem bleibt das Thema oft liegen, und die Gründe wiederholen sich: fehlender Überblick, überforderte Mitarbeitende, gewachsene Altsoftware, keine Zeit, kein Budget, unklarer Nutzen. Der Einstieg braucht kein Großprojekt, sondern zwei Listen: Welche Software wird wofür eingesetzt — und was erzählen die Mitarbeitenden über Doppelarbeit, Tricks und Medienbrüche?

Die ganze Geschichte

Die Grafik aus DIE ZEIT bringt es mit einem Schmunzeln auf den Punkt. Mit "Digitalisierung" verbinden die meisten erstmal nur die "Website". Das ist nicht verkehrt, aber nur die Spitze des Eisbergs.

Digitalisierung bedeutet so viel mehr:

  • Efiizienz und Effektivitätssteigerung: Mit weniger Personal mehr Prozesse schneller abarbeiten
  • Prozessoptimierung: Gewinnbringende Synergien herstellen zwischen bislang unverbundenen Prozessen
  • Kollaboration: In der Business "Szene" verbunden zu sein mit den anderen relevanten "Playern"
  • State-of-the-Art Technologie einsetzen um neue junge Mitarbeiter zu akquirieren und motivieren

Die Erfahrung nach Web-/IT-Projekten der letzten Jahre war immer wieder die Kunden Aussage: "Wie haben wir das früher bloß gemacht" und ein explosionsartiger Anstieg von Produktivität durch frei gewordene Kapazitäten und gelöste Blockaden durch die Ablösung von "alter" Technik und vor allem Arbeitsabläufen. 

Die Nutzung neuer web-basierter digitaler Lösungen und damit einhergehend der Erneuerung von Arbeitsprozessen bietet reale "Business Opportunities".

Gleichzeitig steigt der Druck: "Digitalisieren statt verlieren" titelt das IHK Magazin Wirtschaftsspiegel in der Ausgabe 5-6 | 2021.

Was sind Gründe dafür, dass dieses Thema nicht systemantisch und ernsthaft angegangen wird? 

  1. Mangelnder Überblick: Es ist unklar, was alles im Unternehmen eingesetzt wird, und wie das Zusammenspiel verbessert werden könnte
  2. Überforderte Mitarbeiter: Ältere bzw. nicht digital-affine Mitarbeiter, die sich mit Mühen in die Bestandssoftware eingearbeitet haben, fühlen sich überfordert
  3. Veraltete Software: Bestimmte Programme sind seit langer Zeit im Einsatz, sind gewohnt und liefern oder bearbeiten wichtige Daten in essentiellen Arbeitsabläufen, die nicht sofort ersetzbar sind
  4. Keine Zeit: Die aktuelle Arbeitsbelastung läßt keinen Spielraum für den zunächst erforderlichen Zusatzaufwand
  5. Kein Geld: Es ist wenig/kein Budget für die Implementation/Anschaffung neuer Lösungen und evtl. nötiger Schulungen
  6. Vorteile unklar: Was die Digitalisierung mittel und langfristig an Potenzial ermöglicht und welche Kapazitäten sie freisetzt kann nicht beziffert werden

Damit ist auch klar: Digitalisierung ist erstmal ein Risiko. Wie kann man es verrringern? Wie kommt etwas Klarheit und Überblick und - nicht zuletzt - Spaß in den Dschungel der möglichen Lösungen für das konkrete Business? 

Lösungsansätze, die Sie sofort selber umsetzen können, sind folgende Themen & Fragen:

  1. Verschaffen Sie sich einen Überblick:
    • Erstellen Sie eine Liste: Welche Software wird wofür eingesetzt?
    • Welche Personengruppen (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Mitglieder, ...) sind für das Kernbusiness relevant?
    • Wie viele Mitarbeiter arbeiten mit welcher Software? 
    • Wo gibt es Anknüpfungspunkte zwischen der Information auf der Website und ihrer internen IT?
  2. Sprechen Sie mit Ihren MitarbeiterInnen:
    • Welche Software wird genutzt?
    • Welche Information wird mehr als einmal gespeichert (Termine in Kalender, Dateien, Kundendaten, ...)?
    • Gibt es repetetive Aufgaben, die evtl. vermieden werden könnten?
    • Werden "Tricks" genutzt, um etwas, was die Software nicht leistet, doch noch irgendwie umzusetzen?
    • Gibt es Medienbrüche, d.h. werden digitale Daten (z.B. aus einer Mail) ausgedruckt oder "manuell" abgeschrieben, um diese an anderer Stelle wieder einzutippen?
    • Was wird noch (unnötigerweise) ausgedruckt?

Damit gewinnen Sie evtl. erste Ansatzpunkte für die weitere Optimierung und die eigene Recherche nach möglichen (Software) Lösungen.  

Spaßbremsen der Digitalisierung